Die Dokumentation und Erfassung der heimischen Flora (nicht nur der Orchideen) steht in der Rhön auf breiter Basis. Arten- und Biotopkartierungen der Naturschutzbehörden werden ergänzt durch die Arbeit ehrenamtlicher Organisationen, Arbeitsgruppen und einzelner Personen. Aus diesen Daten können dann Schutz- und Pflegeprogramme für bestimmte Gebiete erarbeitet werden.   Die Kartierungen werden einerseits von den Bundesländern, aber auch Kreisen und Städten initiiert, jedoch sind Floristische Kartierungen sehr stark auf ehrenamtliche Leistungen angewiesen. Die organisierte Artenschutzkartierung (ASK) begann mit dem Ziel, ein Artenkataster als Grundlage für Arten- und Biotopschutzprogramme zu schaffen. Diese Daten fließen in die Roten Listen gefährdeter Arten ein und werden in Pflege- und Entwicklungsplänen der Landschafts- und Naturschutzgebiete verwendet. Die Orchideen werden insbesondere von den Arbeitskreisen Heimische Orchideen (AHO) kartiert.
	Die Kartierungen umfassen sowohl einzelne Pflanzenarten als auch Pflanzengesellschaften. Je nach Vorgehensweise wird bei der Kartierung entweder einfach nur das Vorkommen einer Art innerhalb eines bestimmten Rasterfeldes (z.B. Messtischblatt) registriert, oder aber die Kartierung ist detailliert und umfasst neben einer punktgenauen Bestimmung des Standortes auch Faktoren wie Exposition, Bodenbeschaffenheit, umgebende Vegetation, Menge des Vorkommens usw. Die Angabe des Standortes erfolgt meist auf der Basis von topographischen Karten (Messtischblätter im Maßstab 1:25.000) und den Werten nach Koordinatensystemen wie Gauß-Krüger. Bei der modernen Kartierung leisten Navigationssysteme wie GPS (Global Positioning System) wertvolle Dienste. Durch den Kontakt zu Satelliten kann der Standort auf wenige Meter genau ermittelt werden und bleibt somit für alle Zeiten nachvollziehbar, auch wenn Jahre später örtlich-relative Angaben durch die Veränderungen am Standort längst nicht mehr nachvollziehbar sind.
	Prinzipiell sind die Daten, die auf diese Art und Weise ermittelt werden, nur abwärts kompatibel, das heißt, Datenbanken mit grobem Datenbestand sind für Datenbanken mit detaillierten Angaben völlig unbrauchbar. Bei der Auswertung oder Übernahme von Literatur oder Herbarbelegen ist der Weg, auf dem ein Eintrag in einer ungenaueren Datenbank zustande kam, meist nicht mehr nachvollziehbar, denn die Pioniere waren lediglich mit Bleistift und Zettel bewaffnet und nicht mit topographischer Karte und GPS. Zur Auswertung der gewonnenen Daten dienen heute nicht mehr Karteien, sondern EDV-gestützte Datenbanken. Mit diesem Instrument können Analysen nach verschiedensten Kriterien erstellt werden, so dass wichtige Erkenntnisse beispielsweise zur Bestandsentwicklung oder zu Rückgang / Ausbreitung auf einfache Weise gewonnen werden können.   Die heute gebräuchlichste Weise, das Vorkommen einer Art bildhaft wiederzugeben, ist die sogenannte Rasterverbreitungskarte, die – auf Basis der Messtischblätter – in unterschiedlichen Genauigkeitsstufen ausgearbeitet werden kann. Eine solche Rastererfassung erfasst, ob eine Art in einem Rasterfeld nachgewiesen wurde. Dieses System lässt aber nur wenig Zusatzinformation zu, meist wird in Form unterschiedlicher Symbolik eine zeitliche Abstufung getroffen. Weitere, eigentlich wichtige Angaben über die Häufigkeit der Art in einem Rasterfeld, über Biotopverhältnisse, Populationsentwicklung etc., können somit nicht vermittelt werden, so dass eine solche Verbreitungskarte oftmals auch falsche Verhältnisse vortäuscht.

	Hierzu drei Beispiele:
	Anacamptis morio, das Kleines Knabenkraut, eine früher häufig vorkommende Art, die heute sehr selten geworden ist. Die Kartierer Ende des 19. Jh. / Anfang des 20. Jh. notierten zu dieser Art meist »allgemein verbreitet« oder »häufig«. Solche Angaben können natürlich nicht in eine Verbreitungskarte eingearbeitet werden, sondern nur genauer bezeichnete Lokalitäten. So stehen für das Gebiet der Rhön Nachweise in insgesamt nur einem Drittel der Messtischblattquadranten zu Buche, obwohl die Art früher sicher häufiger war. Heute ist sie nur noch in 19% der Quadranten existent. Außerdem kann in der Karte die Ausdünnung der Fundortdichte nicht dargestellt werden. Die Verbreitungskarte suggeriert somit einen weniger dramatischen Rückgang als tatsächlich vorhanden, sie ist verharmlosend.
	Neotinea ustulata, das Brand-Knabenkraut, eine schon immer recht seltene Art, die heute vom Aussterben bedroht ist. Die Kartierer achteten seit jeher auf Vorkommen, so dass die Verbreitungskarte auch hinsichtlich der alten Angaben ein recht genaues Bild ergibt. Insgesamt wurde sie in 16% der Quadranten nachgewiesen, aktuell nur noch in 6%. Die Karte vermittelt ein gutes und relativ genaues Bild vom Rückgang und der Gefährdung der Art.
	Himantoglossum hircinum, die Bocks-Riemenzunge, eine 1968 erstmals sicher in der Rhön nachgewiesene Art, die auch heute zu den Raritäten der Rhönflora gehört. Die alten Botaniker rechneten sie nicht zur Rhönflora, die in der Verbreitungskarte eingetragenen alten Funde sind auch nicht alle gesichert nachgewiesen. So sind in insgesamt 14% der Messtischblattquadranten Nachweise eingetragen, aktuell 11%. Die Verbreitungskarte simuliert also auch hier einen Rückgang, und zwar von 3%, obwohl tatsächlich insgesamt eine Ausbreitung stattgefunden hat, denn die meisten der aktuellen Vorkommen wurden erst in den letzten fünf Jahren bekannt. In diesem Fall wirkt die Karte also dramatisierend.

In neuerer Zeit werden die Kartierer häufiger auch noch mit sogenannten »Florenverfälschungen« konfrontiert – manche experimentierfreudigen Hobbygärtner reichern ihre Lieblingsstandorte mit selbst erzeugten Hybriden oder ihren Lieblingspflanzen an, meist spektakuläre und seltene Arten, deren natürliches, autochthones Verbreitungs- und Gefährdungsbild dann auf den Kopf gestellt ist. Das weitaus größere, grundsätzliche Problem aller Datenbankerfassungen ist jedoch die Zusammenführung der Datenbestände. Verständlicherweise gibt kein Botaniker oder auch Verband seine mühsam erarbeiteten Daten so einfach an die Öffentlichkeit weiter. Somit sind viele wichtige, existente Daten verdeckt und für die Forschung wertlos. Eine Verbreitungsübersicht – gleich auf welcher regionalen Ebene – ist immer nur so gut, wie die Menge und Qualität der zur Verfügung stehenden Quellen es zulässt.